Slijedom upita o statusima obrade Vaših zahtjeva za potporu i zahtjeva za isplatu, željeli bismo s Vama podijeliti osnovne informacije te Vam dati predodžbu o očekivanom roku dovršetka obrade.
Agencija provodi gotovo 90 različitih tipova operacija te dobar broj njih ima neke specifičnosti u provedbi koje određuju brzinu obrade svakog pojedinog natječaja. Većina investicijskih mjera provodi se po sustavu dviju faza pri čemu se, dodatno, zahtjevi za isplatu podnose u jednoj ili više rata.
Operacije kod kojih su korisnici javni naručitelji (obveznici provedbe postupaka prema Zakonu o javnoj nabavi) podrazumijevaju i provedbu postupka javne nabave, što još više produljuje trajanje cjelokupnog procesa i ponekad predstavlja problem korisnicima s isplatama krajnjem dobavljaču ili sa zatvaranjem financijske konstrukcije posebice u situacijama kada su kod njih već nastali troškovi.
Sve su to elementi za koje Agencija ima razumijevanje te dodatnim angažmanom nastoji otkloniti sva uska grla u procesu.
Ono što bismo svakako htjeli istaknuti jest činjenica da je gotovo svaki objavljeni natječaj doživio izmjenu alokacije, a sve s ciljem financiranja što većeg broja projekata. Svako povećanje alokacije podrazumijeva povećanje broja obrađenih zahtjeva za potporu te, posljedično, višestruko povećanje zahtjeva za isplatu koje je potrebno obraditi.
Agencija se pri obradi svih zahtjeva susreće s manjkom kvalitete dostavljane dokumentacije kao i nepotpunom dokumentacijom za što je potrebno tražiti dopune. Tako je gotovo kod svih zahtjeva potrebno tražiti barem jednom dopunu/obrazloženje ili ispravak podnesene dokumentacije, dok kod nekih postoji potreba za višestrukim dopunama. Iz toga proizlazi kako kvalitetna i potpuna dokumentacija osigurava brži i jednostavniji pregled, odobravanje a time i isplatu. Agencija je spremna po potrebi održati dodatne edukcije vezano za pripremu dokumentacije koja se podnosi uz zahtjev.
Agencija je u protekloj godini odobrila 15.128 zahtjeva za potporu u ne-IAKS mjerama (oko 70 dnevno), više nego dvostruko od odobrenog u 2018. godini, dok je samo za ne-IAKS mjere isplatila 1,86 milijardi kuna.
U nastavku dostavljamo okvirne rokove obrade zahtjeva:
Preostali natječaji iz mjere 4 – prva faza obrade
| Tip operacije | Status | Napomena |
| 4.1.1. ViP mali | Obrada završena Priprema i izdavanje ugovora za sve prihvatljive korisnike „iznad crte“ je u tijeku | Zaprimanje i rješavanje prigovora u tijeku Objava konačne rang liste po dovršetku postupka rješavanja po prigovorima (očekivani rok – početak 2. tromjesečja) |
| 4.1.1. SiP veliki | Obrada završena Priprema i izdavanje ugovora za sve prihvatljive korisnike „iznad crte“ u tijeku | Zaprimanje i rješavanje prigovora u tijeku Objava konačne rang liste po dovršetku postupka rješavanja po prigovorima (očekivani rok – 1. tromjesečje) |
| 4.1.1. SiP mali | Obrada završena Priprema i izdavanje ugovora za sve prihvatljive korisnike „iznad crte“ u tijeku | Zaprimanje i rješavanje prigovora u tijeku Objava konačne rang liste po dovršetku postupka rješavanja po prigovorima (očekivani rok – 1. tromjesečje) |
| 4.1.2. | Obrada do kraja veljače Kontinuirano izdavanje odluka o rezultatu administrativne kontrole i ugovora | Potrebno čekati dovršetak obrade zahtjeva u SIP-u kao i rješavanje po prigovorima Objava konačne rang liste po dovršetku postupka rješavanja po prigovorima (očekivani rok- 2. tromjesečje) |
| 6.3.1. | Obrada u tijeku, kontinuirano izdavanje odluka i ugovora za sve korisnike koji su sigurno „iznad crte“ Očekivani dovršetak obrade svih zahtjeva – lipanj | Objava konačne rang liste po dovršetku obrade svih zahtjeva/postupka rješavanja po prigovorima; (očekivani rok – 3. tromjesečje) |
| 8.5.2. | Obrada u tijeku, kontinuirano izdavanje odluka i ugovora za sve korisnike koji su sigurno „iznad crte“ Očekivani dovršetak obrade svih zahtjeva – travanj | Objava konačne rang liste po dovršetku obrade svih zahtjeva/postupka rješavanja po prigovorima; (očekivani rok – 2. tromjesečje) |
| 8.6.1. | Obrada završena Priprema i izdavanje ugovora za sve prihvatljive korisnike „iznad crte“ u tijeku | Zaprimanje i rješavanje prigovora u tijeku Objava konačne rang liste po dovršetku postupka rješavanja po prigovorima (očekivani rok – 1. tromjesečje) |
| 8.6.2. | Obrada u tijeku, kontinuirano izdavanje odluka i ugovora za sve korisnike koji su sigurno „iznad crte“ Očekivani dovršetak obrade svih zahtjeva – veljača | Zaprimanje i rješavanje prigovora u tijeku Objava konačne rang liste po dovršetku postupka rješavanja po prigovorima(očekivani rok – 1. tromjesečje) |
Obrada 2. dijela zahtjeva za potporu
Trenutno je u obradi 275 zahtjeva za potporu – 2. dio (ZP-2), a odluke o dodjeli sredstava izdaju se za one zahtjeve koji su podneseni tijekom listopada i studenoga 2019. godine, dok su oni iz prosinca u obradi te se tijekom veljače mogu očekivati izdavanja odluka o dodjeli sredstava. Predviđeno vrijeme čekanja od podnošenja drugog dijela zahtjeva za potporu do izdavanja odluke iznosi u prosjeku 90 dana, s mogućim manjim odstupanjima.
ZP-2 iz mjere 7, poslani tijekom prosinca i siječnja, nalaze se u obradi te se odluke o dodjeli za navedene zahtjeve očekuju tijekom veljače i ožujka.
Ukupno gledajući sve mjere, prema statističkim podacima, obrada ZP-2 u prosjeku traje 93 dana, u što je uračunato vrijeme potrebno za ishođenje potrebne dokumentacije koju izdaju druga tijela.
Obrada zahtjeva za isplatu za mjere koje ne uključuju javnu nabavu
Uvodno bismo željeli napomenuti da je Agencija u siječnju 2020. izdala 300 odluka o isplati. Trenutno je u obradi 737 zahtjeva, a zaprimljeno je dodatnih 683.
Zahtjevi za isplatu iz mjera koje ne uključuju javnu nabavu obrađuju se uredno te se u većini slučajeva izdaju odluke u roku od 90 dana uz odstupanja nastala slijedom povećanja alokacija za pojedine mjere ili potrebom za dostavom dokumentacije u više navrata (primjerice: u prvom zahtjevu za dopunu je navedeno što nedostaje ali isto nije dostavljeno). Svjesna novonastalih okolnosti Agencija je u obradu zahtjeva za isplatu tijekom 2019. preraspodijelila dodatnih 37 zaposlenika, s ciljem isplate sredstava što većem broju korisnika u što kraćem roku.
Uključivanje novih osoba u proces podrazumijeva i period potreban za obuku i prilagodbu te se puni rezultati takvog priljeva zaposlenika tek očekuju u ovom i sljedećim mjesecima. Osim navedenog, Agencija dodatno i kontinuirano pojednostavljuje svoje procedure. Također, značajna pažnja se posvećuje administrativnom rasterećenju korisnika pa tako brojne dokumente ili potvrde Agencija ne zahtjeva od korisnika već iste zatraži ili razmjenjuje s drugim tijelima, kao primjerice s HZMO, Ministarstvom financija. Najveća odstupanja od propisanih rokova odnose se na operaciju 4.1.1., gdje su još uvijek 60 zahtjeva za isplatu u obradi dulje od 90 dana. Od navedenih 60 zahtjeva njih 20 nalazi se u fazi posjeta lokaciji. Posjet lokaciji podrazumijeva da je administrativna kontrola odrađena do kraja te se za te zahtjeve do kraja ovog mjeseca očekuje sukcesivno izdavanje odluka o isplati, dok će za preostalih 40 odluke biti izdavane tijekom ožujka.
Napominjemo da se obrađuju i zahtjevi iz studenog i prosinca 2019. godine te je za dobar broj njih, u slučajevima gdje nije bilo potrebe za dopunom dokumentacije, obrada dovršena te su im izdane odluke o isplati. Obrada zahtjeva zaprimljenih u studenom i prosincu 2019. te u siječnju 2020., koji još uvijek nisu izvan roka, obavljat će se sukladno vremenu zaprimanja uz moguća kašnjenja do 30 dana.
Zahtjevi koji će pristizati tijekom veljače 2020. godine i nadolazećih mjeseci bit će obrađeni unutar roka od 90 dana.
U operaciji 4.1.2 u obradi je 29 zahtjeva starijih od 90 dana, od čega ih je 8 u fazi posjeta lokaciji te će za njih biti izdane odluke o isplati do konca mjeseca, dok će ostatak odluka biti izdan tijekom ožujka. Obrada zahtjeva zaprimljenih u studenom i prosincu 2019. te u siječnju 2020., koji još uvijek nisu izvan roka, obavljat će se sukladno vremenu zaprimanja te su ovisno o stanju dostavljenog zahtjeva i dokumentacije moguća kašnjenja do 30 dana.
Zahtjevi koji će pristizati tijekom veljače i nadolazećih mjeseci bit će obrađeni unutar roka od 90 dana.
U operaciji 4.2.1. jedan je zahtjev stariji od 90 dana, dok u operacijama 4.1.3. i 4.2.2. kao i u operacijama iz mjere 8 koje ne uključuju javnu nabavu, nema značajnijih kašnjenja.
Odluke o isplati predujma i rata izdaju se sukladno propisanim rokovima.
Odluke za jednostavnije operacije poput 6.1.1. i 6.3.1. izdaju se ubrzanim tempom te se trenutno isplaćuju sredstva za zahtjeve iz prosinca i siječnja, pri čemu nema nikakvih kašnjenja u obradi.
Obrada zahtjeva za isplatu za mjere koje uključuju javnu nabavu
Najzahtjevniji postupak s kojim se naši korisnici kao javni naručitelji suočavaju je provedba postupka javne nabave sukladno Zakonu o javnoj nabavi. Kontrola tako provedenih postupaka kao i izvršenja ugovora (a u većini se radi o ugovorima o gradnji) za Agenciju je najzahtjevnija od svih kontrola koje Agencija provodi.
Na povećan broj zaprimljenih predmeta koje je potrebno obraditi značajno su utjecale odluke o povećanjima alokacija, posebice u okviru mjere 7, pa je tako iznos koji je stavljen na raspolaganje u okviru ove mjere 154% (u okviru Programa raspoložive su bile 2 milijarde kuna a kroz natječaje je stavljeno na raspolaganje 3,1 milijarda kuna).
Važno je također istaknuti kako je tijekom provedbe ovih natječaja došlo i do zakonodavnih promjena: promjene Zakona o javnoj nabavi što je imalo izravan ishod na postupke, posljedično i dokumentaciju koju zaprimamo.
Prilikom kontrole postupaka javne nabave, Agencija je obvezna primjenjivati Smjernice za utvrđivanje financijskih ispravaka koje u slučaju nepoštovanja pravila o javnoj nabavi Europska Komisija primjenjuje na izdatke koje u okviru podijeljenog upravljanja financira Unija a koje Republika Hrvatska prijavi za financiranje.
Kako bi prevenirali bilo kakve propuste u provedbi ovih postupaka koji za posljedicu mogu imati financijske korekcije a isto tako ubrzali postupak obrade, Agencija je poduzela niz aktivnosti:
- Značajno je povećan broj ljudi sa edukacijom iz područja javne nabave: skoro 50 djelatnika je završilo a više od 30 zaposlenika posjeduje certifikat iz područja javne nabave te su isti dodatno angažirani na ovim poslovima a sve s ciljem daljnjeg ubrzanja. Broj djelatnika će se i dalje povećavati
- U kontrolu postupaka su upravo u veće broju angažirani i vanjski stručnjaci
- Procedure su maksimalno optimizirane a kontrola se provodi na ključnim aspektima javne nabave i na kojima je moguća primjena financijske korekcije
- Održano je više od 10 edukacija/radionica za korisnike i konzultante
- Pripremljeni su predlošci dokumentacije, brojene upute kao i uputa o izbjegavanju najčešćih grešaka u postupcima javne nabave: https://www.apprrr.hr/wp-content/uploads/2020/01/JN-Uputa_APPRRR-prosinac-2019.pdf
Ističemo kako Agencija u 100% podnesenih zahtjeva u više navrata traži dopune / obrazloženje ili ispravak dokumentacije. Sve to rezultiralo je činjenicom kako se s vremenom unaprijedila kvaliteta dokumentacije koju naši korisnici dostavljaju (iako prostora za daljnje unapređenje ima) te se posljedično smanjuju i financijske korekcije (u apsolutnom i postotnom iznosu). No sve navedeno je značajno usporilo postupak obrade zahtjeva te uzrokovalo kašnjenja.
Tijekom 2019. godine, Agencija je pripremila i provela 90 postupaka jednostavne nabave, 18 otvorenih postupaka javne nabave a u okviru svih mjera gdje su korisnici obveznici provedbe postupaka javne nabave sukladno Zakonu o javnoj nabavi prekontrolirala 265 postupaka javne nabave.
U prosincu 2019. godine odobrena su 33 postupaka dok je u siječnju odobreno 27 postupaka javne nabave. Agencija kontinuirano poduzima aktivnosti kako bi i dalje ubrzala obradu zahtjeva te maksimalno skratila rokove obrade.
U tijeku je obrada zaprimljenih zahtjeva. Gotovo njih 70 koji su stariji od 90 dana biti će obrađeno u prvom tromjesečju a preostali zaprimljeni zahtjevi, njih više od 50, u drugom tromjesečju.
O rezultatima temeljem poduzetih aktivnosti, obavještavati ćemo Vas jednom tromjesečno. U nadi da smo Vam uspjeli razložiti razloge kašnjenja obrade na pojedinim mjerama srdačno Vas pozdravljamo te Vas molimo za strpljenje.
*Stanje zaključno s krajem siječnja 2020.
